2009. 7. 31. 15:10
GTD 따라잡기 #1 - 원리 그리고 프로세스 관리2009. 7. 31. 15:10
원본: http://futureshaper.tistory.com/209
위의 내용을 Things 사용을 고려하여 요약함.
사람의 머리는 기억하기 위한 것이 아니라 생각하기 위해 만들어진 것이기에 많은 것을 기억할수록, 생각할 수 있는 여유는 줄어들게 되어 있습니다. 전화번호를 듣고, 어딘가에 기록하기 전까지 잊어버리지 않기 위해 계속 되내어본 경험이 있는 분은 동감할 것입니다 ^^;;
"열린고리(Open Loop)"
- 해야하는데 하지 못한 일 by David Allen
GTD의 원칙
1. 모든 열린고리를 머리에서 꺼내 외부에 기록하는 것
- 아래와 같은 2가지 목적
. 기억에 힘을 쓰지 않게 하기 위해서.
. 생각이 섞이지 않기 위해서.
2. 머리에서 꺼낸 열린고리들을 규칙적으로 검토하며 처리하는 것
- 처리를 할 때 가장 중요한 것은 한번에 한가지 생각만 한다는 것. 이를 위해 열린고리를 외부에 기록함.
- 처리를 위해 GTD에서 제시하는 프로세스가 있음. 이 프로세스를 GTD라고 할 수 있음.
GTD는 처리방법이지 형식이 정해져 있는 시스템이 아니다. 종이 폴더와 A4 용지만으로 할 수 있고, 아웃룩 + 스마트폰으로도 할 수 있다.
GTD의 5가지 프로세스
1. 수집(Collect)
- 열린고리를 수집하는 것
. 열린고리의 예) 카드청구서, 동창회 초청 이메일, 청첩장, 책상에 쌓여 있는 서류들 ..., 머리속을 맴도는 생각들 등
- 주의사항: 수집은 하되 처리는 하지 않는다. 단 보자마자 버려도 되겠다는 것이 있다면 버림- 이를 위해 수집함(Inbox)가 필요.
- 물리적 수집이 끝나면, 머리속에 있는 생각들을 쓸어 담는다(mind sweep). 삶의 전 영역(회사, 가족, 개인, 취미 등)에 걸쳐 점검하여 마음속에 "이거 해야하는데"하는 것이 있으면 다 적는다.
2. 처리(Process)
- inbox에 모여진 것들을 하나씩 처리.
- 2가지 지켜야 할 원칙
. 위에서부터 한번에 하나씩
. inbox에서 꺼낸 것은 다시 집어 넣지 않는다.
- 가장 먼저 할 질문: "이게 뭔가?", "뭔가 실행할 것이 있는가?"
- 실행할 것이 없는 아이템이 갈 수 있는 곳:
. 버린다.
. 참고항목으로 모아둔다
. 아직은 때가 아니고 incubation시켜야 할 경우 someday로 보낸다.
. 뭔가 할 것이 있는 경우, 바로 "실제적으로"해야할 일이 무엇인가 생각한다.
. 하나 이상의 행동을 필요로 한다면 프로젝트로 등록한다.
. 만일 2분 내에 처리할 수 있다면 바로 해 버린다.
. 그렇지 않다면 내가 할일인가 묻고, 아니면 다른 사람에게 넘긴다.
. 특정한 날에 해야하는 행동이면 scheduled에 아니면 next에 기록한다.
3. 정리(Organize)
- 어떤 행동들은 처리단계에서 정리가 완료된다. scheduled/someday가 그러한 경우이다.
- 보통의 경우 정리안된 항목들이 남게된다. 이를 적절히 분류하고 리마인더를 설정한다.
- 다음 행동 목록을 분류할 때의 요령은 나중에 실행하기 쉽게 하는 것이다.
- 실행단계에서 목록을 보고 "아무 생각 없이" 선택해서 수행하면 되도록 만드는 것이 목표.
- 역할(가족/일/친구 등)이 아닌 상황(@Computer/@집/@교회/@OnLine/전화 등)에 따른 분류를 한다.
4. 검토(Review)
- 주기적으로 검토한다.
- 주간검토(weekly review) by David Allen
. 금요일 점심 식사 후
. 처음하는 대규모 수집 이후 주마다 수행하는 소규모 수집
5. 실행(DO)
- today가 가장 우선권이 높다. 다음으로는 next
- 무엇을 할까 선택하는 기준
. 처리할 수 있는 상황인가 ?(집에서 할일을 회사에서 할 수는 없다. 운전 중이라면 전화 정도는 가능. 그러므로 상황을 가장 먼저 봐야 함)
. 시간은 충분한가 ? 10분 뒤에 회의가 시작된다면 그 안에 처리할 수 있는 일 밖에 못함.
. 힘이 드나 ? 피곤해 죽겠는데 장기 계획을 수립할 수는 없다. 현재 남아 있는 기력으로 할 수 있는 일을 고른다.
. 무엇이 가장 중요한가? 우선순위가 가장 마지막이다.
