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2009. 8. 3. 13:22

GTD 따라잡기 #8 - 단계 5 : 실행 (Do) 관리2009. 8. 3. 13:22

http://futureshaper.tistory.com/227

어떤 행동을 선택해야 하나?
- GTD의 목적은 실행 단계에서 생각을 별로 하지 않아도 되게하는 것
- 시간이 나면, 목록을 보고 바로 선택해서 실행할 수 있어야 함.
- 그래서 정돈 단계에서 상황에 따른 분류가 중요

1) 상황
현재 있는 장소, 주어진 환경등을 말함
(예. 이메일을 보내는 일이 중요하더라도 컴퓨터가 없다면 할 수가 없다. 집에서만 혹은 회사에서만 할 수 있는 일이 있다).
현재 상황에서 할 수 있는 행동을 먼저 선택한다.

2) 주어진 시간
회의와 회의 사이, 10분의 짧은 시간이 생겼다. 무엇을 할까? 아무래도 '새로운 제안서 쓰기'보다는 '여행사에 전화하기' 혹은 '옆동료에게 A의 이전 경력이 무엇인지 물어보기'를 선택하는 것이 시간 사용에 현명할 것이다.

3) 남아있는 기력
금요일 오후, 일주일간 밤잠 설쳐가며 준비한 회의를 마쳤다. 시간이 한두시간 남았는데... 일이 손에 안잡힌다. 그럴때는 쉽게 할 수 있는 일을 선택하는게 낳다. 예를 들어 '구독할 경영잡지 찾기' 혹은 '동창회 모임 연락하기' 등.

4) 중요도
그래도 정말 중요한 일이라면 상황이나 여유시간에 핑계를 돌리는 것이 아니라, 중요한 일을 먼저 할 수 있도록 상황을 갖추어나가는 것이 필요하다.

일의 세가지 종류
실행과 관련해서 알렌은 일을 바라보는 흥미로운 패러다임을 제시.
모든 행동은 다음의 세가지로 분류할 수 있다.
- 미리 정의되어진 일 수행하기 (Doing predefined work)
- 일이 나타나는대로 바로 하기 (Doing work as it appears)
- 새로운 일을 정의하기 (Defining work)

:
Posted by codetemplate
2009. 8. 3. 12:02

GTD 따라잡기 #7 - 단계 4 : 검토 (Review) 관리2009. 8. 3. 12:02

http://futureshaper.tistory.com/223

정돈을 했으면 자주 들여다 보고 실행에 옮겨야한다. 

'Remember the Milk'는 다음의 문장에서 나온 것이다.
"우유가 필요하다고 적어두는 것과 가게에 갔을 때 그것을 기억하는 것은 전혀 다른 문제이다." 
- 적어놓기만 하고 기억하지 않는다면 아무런 의미가 없다. 그런 의미에서 검토는 GTD가 시간 낭비인가 아닌가를 결정하는 단계라 할 수 있다.
 
검토는 언제 할까?
- 틈날 때마다
- 상황(Context)이 바뀌면 (회사 도착, 학교 도착) 그 상황에서 해야할 일을 검토
- 기다리는 시간이 있으면 잊어버린 일이 없나 검토
- 화장실은 검토하기에 좋은 장소
- 그러기 위해서는 휴대성이 중요

검토(Review)의 순서
- GTD에서 제안하는 검토 순서
  1. 달력
  2. 상황이 우선하는 일(예. 사무실이면 @Office먼저, 그리고 @OnLine, @Computre, @Anywhere를 검토)
  3. 상황에 상관없는 카테고리('전화걸기', '기다림' 항목들을 검토)
  4. 그래도 시간이 남으면 ^^;; Someday/Maybe 항목들을 검토
 
주간 검토 -> 주간 GTD
- 알렌은 검토를 이야기하면서 주간 검토(Weekly Review)를 강조
- 주간검토시에는 검토만 하는 것이 아니라 GTD의 전체 프로세스를 다 돌린다고 생각하는게 맞다. --> "주간 GTD"가 더 맞는 용어.
- '수집'은 최초 수집 이후 수시로 발생. 일주일에 한번 시간을 따로 내어 전체적으로 점검을 하는 것이 필요. 
  . 이때 미리 작성한 '고려할 사항 목록 (Trigger List)'를 사용.
- 처리와 정돈을 거쳐 행동리스트를 전체적으로 업데이트.
- 어떤 경우에는 이미 정돈되어 있는 항목들을 다시 수집함에 넣는 것이 생각을 더 원할하게 할 수도 있다(일주일에 한번 정도, 카테고리에 맞지 않는 항목이 있으면 맞는 카테고리로 바꾸기도 하지만, 아예 수집함으로 돌려보낸다. 그리고 나서 GTD 프로세스를 다시 타게 한다).
- 금요일 오후 1시간 반 정도의 시간을 투자
  . 일주일이 끝나가지만, 아직 완전히 끝난 것은 아니기에 충분한 기억을 가지고 있고, 검토하다 혹시 급한 일이 발견되면 처리할 시간이 있기 때문

검토하지 않는 기록은 시간낭비
- 수시로 검토하며 기억하지 않는다면 시간관리를 위해 들인 시간이 오히려 낭비가 되어버림.
- 수시로 검토하고 실천하는 것이 필요

% 그런데 자주 들여다 보기 위해서는 의지도 필요하지만, 일단 시스템이 마음에 들어야 한다. 
예쁘거나 가지고 놀만하거나 ^^;; 이를 위해 작은 투자를 해도 괜찮다고 생각한다.
예를 들어 알렌처럼 '팜을 가지고 놀기 위해' 자주 검토를 한다면... 본전은 뽑는 거니까 ^^;;

:
Posted by codetemplate
2009. 8. 2. 10:08

GTD 따라잡기 #6 - 단계 3 : 정돈 (Organize) 관리2009. 8. 2. 10:08

http://futureshaper.tistory.com/222

처리단계에서 1차 분류가 되고, 이를 더욱 세분화해서 이후 사용할 목적으로 정리 정도하는 것이 3단계인 정돈(Organize)단계의 목적입니다.

믿을만한 시스템
정돈을 하기 전에 '어디에' 정돈할 것인지를 결정해야 한다.
다음의 기준을 적용하여 결정한다.
1. 기록한 후 언제든 다시 들여다 볼 수 있어야한다.
2. 카테고리 관리가 필요하다.
3. '열린 고리'가 생기는 영역에 같이 있거나 가까운 것이 좋다.
  - 할일이 생기는 공간에서 최대한 가까운 곳이 좋다는 것.
  - 불필요한 변환 작업을 하지 않기 위해서.
  - 이메일이 일의 큰 비중을 차지하는 지금 이메일에서 바로 '해야할 일'을 만들 수 있다면 시간과 노력이 많이 줄어듬.

정돈/카테고리 관리
정돈의 대상
- '행동'
- '열린고리'를 수집하고, 추려서, '무언가 행동을 취해야 할 것' 모두를 믿을만한 시스템에 기록하고 정돈하는 것.

정돈의 목적
- 이후 해야할 행동을 기억해내기 위한 것
- 행동해야 할 때 생각할 필요를 없애기 위한 것
  . 상황에 맞게 분류 해 놓으면 행동할 때는 기계적으로 하나씩 선택해서 하면 됨.
- 3가지 부류의 카테고리
  . GTD 프로세스에서 기본적으로 생성되는 카테고리
  . GTD에서 추천하는 카테고리
  . 개인적으로 추가할 카테고리
1. 처리단계에서 만들어지는 기본 카테고리
- Someday/Maybe
  . 당장 취할 행동은 없지만, 후에 기억해 두어야 할 일이 있는 경우
  . 언젠가 하고 싶은 소망
  . 마음 속에 담겨져 있는 '언제가는 꼭'에 해당하는 것
  . 예). 2달 후의 공연티켓, 기타 배우기, 읽고 싶은 책, 보고 싶은 영화
- 프로젝트 리스트
  . 프로젝트를 기록할 카테고리가 필요.
  . 개별 행동과 프로젝트를 연결시킬 방법도 필요
- 기다림(Waiting)
  . delegate 하고 결과를 체크할 필요가 있거나, 그 일의 결과가 다른 행동을 만들어내는 경우 기다림 목록에 기록(delegate후에 잊어버려도 되는 경우도 있음).
- 달력(Calendar)
  . 어떤 해동을 특정일 and/or 특정 시간에 해야 하는 경우 달력에 기록
  . 달력에는 '꼭~' 그날 그시간에 해야하는 행동만 기록
  . '한번 해볼까?'하는 것을 다 적고, 지키지 않으면 달력에 대한 신뢰도가 떨어지게 된다.
2. '다음행동목록(Next Actions)'
- 지금까지 분류 안된 생동은 모두 Next Action
- 빨리 할수록 좋을 일들.
- GTD는 Next Action을 상황(Context)에 따라 분류할 것을 제안
- GTD에서 추천하는 카테고리
  . 전화(Call): 전화로 처리할 행동들. 대부분 시간이 잠깐 생길 때 처리하는 것이 좋다.
  . 집(@Home): 집에서 해야할 일들. 가족들과 할일 등.
  . 컴퓨터(@Computer): 컴퓨터를 가지고 해야 할 일들.
  . 온라인(@OnLine): @Computer 중 online일 때만 할 수 있는 일들.
  . 사무실(@Office): 사무실에서만 할 수 있는 일들. 회의, 면담 등
  . 심부름(Errands): 소포 보내기등 이동중에 해야할 간단한 잡일들.
  . 아젠다(Agenda): 회의나 면담시 다뤄야할 주제들을 미리 기록.
  . AGND-BOSS: 상사와 이야기할 기회가 생기면 다룰 주제
  . 읽기/검토(Read/Review): 검토해야할 서류나 읽어야할 기사들.
  . 어디든지(@Anywhere)
  . 교회(@Church)
  . 학교(@School)

상황에 따른 분류는 여러모로 잇점이 있다.
예를 들어 사무실에 도착하면 바로 사무실에서 해야할 일을 검토한다. 그리고 컴퓨터에서 해야할 일, 온라인에서 해야할 일을 본다. 모든 열린고리와 모든 행동이 다 기록되어 있다고 믿을 수 있어야한다. 이것이 '믿을만한 시스템'의 원래 의미입니다 ^^;;
:
Posted by codetemplate
2009. 7. 31. 23:04

GTD 따라잡기 #5 - 단계 2 : 처리 (Process) 관리2009. 7. 31. 23:04

http://futureshaper.tistory.com/219

GTD의 기본원리
"해야할 일이 무엇인지 기록" -> "각각 어떻게 처리할지 결정" -> "알아보기 쉽게 정리" -> "때가 되면 실행". 
추가로 "틈틈히 들여다 본다."

처리 플로우차트
처리는 inbox 비우기를 의미


처리단계에서 가장 중요한 것인 판단(Decision)이다. 수집단계에서 기록한 '무엇(Stuff)'을 어떻게 처리할 것인지 결정하는 것.
버리거나, 철해두거나, 위임하거나, 나중을 위해 기록해 두는것을 의미.
처리단계의 초점은 '일을 처리'하는 것이 아니라, 어떻게 처리해야하는가를 결정하고 그에 따라 분류하는 작업을 하는 것.

처리의 원칙
1) 위에서부터 아래로 한번에 하나씩
2) 수집함에서 빼낸 것은 절대로 다시 넣지 않기. 

행동할 거리가 없는 경우
- 버린다.
  . 필요없다 판단되는 경우
- 철해둔다.
  . 버리면 나중에 후회할 것 같은 생각이 드는 경우
  . 참조항목 보관 공간에 보관
- Someday
  . 당장은 아니지만 시간이 좀 흐른 이후에 행동을 해야할 경우
  . 예) 두달 후에 관심있는 세미나가 열린다. 그때 상황이 어떨지 모르기에 참석을 결정할 수 없다. 하지만 한달 후에는 계획이 잡힐 것이기에 한달 뒤에 보자고 하고, 이를 보관해 둔다.
  . 이때 사용할 수 있는 것은 두가지: '어느날/어쩌면(Someday/Maybe)' 목록 or Tickler file

행동할 거리가 있는 경우
- 해야할 일이 무엇인지 생각한다.
  . 행동은 '구체적면서 가시적 성과가 나타나는' 행동이여야함.
  . 예) '핸드폰을 바꾼다'라는 행동은 구체적이 아니다. 
    '퇴근길에 핸드폰 가게에 들러 구경한다' 혹은 
    '남친에게 전화해 어떤 모델이 좋은지 물어본다' 혹은 
    '김태희가 선전하는 핸드폰이 살만한 가격인지 인터넷에서 조사한다'와 같이 
    행동을 하면 다음 단계로 넘어갈 수 있을 정도로 구체적이여야 한다.

- 프로젝트 분류
  . 어떤 경우는 하나의 행동으로 끝나지 않을 때가 있다. 
  . 하나 이상의 행동이 필요한 경우 프로젝트로 분류.
  . 프로젝트의 목표를 달성하기 위해 해야할 일이 뭔지 처음부터 끝까지 생각할 필요는 없다.
  . 이 단계에서 필요한 것은 가장 처음의 일. 프로젝트에 뭔가 진전이 있기 위해 가장 먼저 해야할 일을 생각해내는 것이다.

- 2분이 걸리지 않는 '구체적인' 행동
  . 온라인 상점에서 핸드폰 가격 알아보는 건 인터넷만 되면 30초면 된다. 
  . 이런 경우 목록에 적어놓을 필요도 없이 바로 해버리는 것이 낫다(2분은 하나의 기준이다. 시간 여유가 있으면 5분, 바쁘면 30초로 제한해야 할 때도 있다). 

- 2분 이상 걸리는 일 - delegate or defer

- delegate
  . 다른 사람에게 넘길 때는 넘기고 잊어버려도 되는 경우와 그 결과를 챙겨야하는 경우가 있다.
  . 전자의 경우는 넘기는 것으로 머리 속에서 지우면 되고, 후자의 경우는 '기다림(Waiting For)' 목록을 만들어 관리. 

- defer
  . defer의 의미는 '처리' 단계에서 행동하지 않는다는 것이지 시간 상으로 뒤로 미룬다는 것은 아님.
  . 미루는 경우는 달력 아니면 '다음 행동 목록'으로 이동.
  . 이 작업은 '정돈(Organize)' 단계와 많이 겹칩.

:
Posted by codetemplate
2009. 7. 31. 22:19

GTD 따라잡기 #4 - 단계 1 : 수집 (Collect) 관리2009. 7. 31. 22:19

http://futureshaper.tistory.com/218

수집은 "제 자리에 있지 않은" 모든 것을 한곳으로 모으는 작업.

대상은 "열린고리(Open Loop)"라고 한다. 정리되지 않은 편지와 같은 물리적인 것, 답장해야 하는 메일, 해야하는 운동 등이 열린고리에 속한다.

수집 대상에 대해서는 먼저 물리적인 수집하고 전자적인 수집, 그리고 정신적인 수집을 하는 순서

1. 물리적 수집
회사와 집에 큰 서랍(inbox)을 하나 준비하고 눈에 보이는 책상위부터 시작해서 구석구석 뒤지며 "제자리 있지 않은"물건들을 모읍니다(서류, CD, 예전 프로젝트 계획표 등).
너무 크거나 움직일 수 없는 경우 이름을 써서 inbox에 넣는다(예. "안쓰는 모니터").
이때 수집만 하지 처리는 하지 않는다는 중요한 원칙이 있습니다.

2. 전자적 수집
별다른 것이 없음.

3. 정신적 수집(머리 비우기 - Mindsweeping)
몇년동안 마음에 담고 있는 장기계획부터 오늘 써야할 상황보고서까지 다 수집. 목적은 말 그대로 머리를 싹 비우게 빗자루질을 하는 것.


위 항목별로 수집

4. 주간 수집(Weekly Collect)
3까지는 최초 수집
검토 단계에서 주간검토가 필요.
주간검토는 검토만 하는 것이 아니라 수집-처리-검토의 모든 단계를 거치는게 효과적
:
Posted by codetemplate
2009. 7. 31. 18:14

GTD 따라잡기 #2 - GTD 준비하기 관리2009. 7. 31. 18:14

http://futureshaper.tistory.com/211

우선 저장 장치가 필요하다. 저장 장치는 서류등 물리적으로 존재하는 것을 보관하는 것과, 다음에 해야할 일 등 비물리적인 것을 저장하는 것이 있습니다. 이메일이나 음성 사서함등도 다 저장장치라 할 수 있습니다.

Inbox
- GTD읠 출발점
- 빠짐없이 수집을 하기 위해서는 자신이 생활하는 영역을 파악하고, 각 영역에 맞는 inbox를 만들어야 함.
- 물리적인 존재를 담을 바구니가 필요
  . 회사와 집에 하나씩 큰 서랍 하나를 골라서 INBOX라고 레이블을 붙인다.
    . 가족들도 다 알고 있기에, 편지가 오면 바로 이 박스에 넣는다.
    . 제자리에 있지 않다 생각되는 물건들도 일단 여기에 넣는다.
- 머리속에 있는 열린고리를 기록할 Inxbox
  . 종이에 적는 것(예. 플래너)
  . 전자적으로 적는 것(예. 아웃룩)

정돈결과 저장장치
- 처리단계에서 크게 분류되고, 정돈 단계에서 더 세분화됨.
- 처리단계에서 생길 수 있는 결과
  . 쓰레기통, 참조파일(reference), Someday, 위임(Delegate), 달력, Next 
- 정돈단계를 거치고 나면
  . 위임된 항목들은 처리 결과를 기다리는 "Waiting For" 카테고리로 분류
  . Next목록은 상황에 따라 여러개의 카테고리로 나뉘어서 관리
- 이를 종합하면 크게 다음의 세가지 저장장치가 필요하다.
  . 이후 참조를 위한 것들을 저장할 수 있는 공간 (예. 서류함) 
  . 날자가 중요한 항목들을 기입할 달력 
  . 카테고리로 목록을 분리해서 관리할 수 있는 도구 

1. 참조항목 보관 공간
- 당장 무언가 행동을 해야할 필요는 없지만 나중에 참고로 사용할 것들을 보관하는 곳.
- 디스크에 폴더를 만들어서 처리

2. 달력
- 날짜/시간이 중요한 일들을 기록하는 곳(신성한 곳으로 날짜와 시간이 중요한 항목만 적어라).
- 종이달력/전자달력(아웃룩)

3. 목록관리 장치
- 카테고리별로 목록을 관리할 수 있는 것.
- 예). "투자회사 찾기"프로젝트의 "아무개에게 자문 구하기" 항목
  . 처음엔 Call 카테고리.
  . 전화를 하고 나면 답이 올 때까지 "Waiting For"
  . 답을 받고 나면 내용을 "투자회사 어카운트 만들기"로 수정해서 "@OnLine" 카테고리로 보관
- 진행 상황에 따라 카테고리가 변경되어야 하는 경우가 있으므로 전자적인 툴이 좋다.
  . 예). Things, Agendus, RTM(Remember the Milk)

4. Tickler File(일명 43 폴더)
- 월별 12개와 일별 31개 폴더

:
Posted by codetemplate
2009. 7. 31. 15:10

GTD 따라잡기 #1 - 원리 그리고 프로세스 관리2009. 7. 31. 15:10

원본: http://futureshaper.tistory.com/209

위의 내용을 Things 사용을 고려하여 요약함.

사람의 머리는 기억하기 위한 것이 아니라 생각하기 위해 만들어진 것이기에 많은 것을 기억할수록, 생각할 수 있는 여유는 줄어들게 되어 있습니다. 전화번호를 듣고, 어딘가에 기록하기 전까지 잊어버리지 않기 위해 계속 되내어본 경험이 있는 분은 동감할 것입니다 ^^;;

"열린고리(Open Loop)"
- 해야하는데 하지 못한 일 by David Allen

GTD의 원칙
1. 모든 열린고리를 머리에서 꺼내 외부에 기록하는 것
  - 아래와 같은 2가지 목적
    . 기억에 힘을 쓰지 않게 하기 위해서.
    . 생각이 섞이지 않기 위해서.
2. 머리에서 꺼낸 열린고리들을 규칙적으로 검토하며 처리하는 것
  - 처리를 할 때 가장 중요한 것은 한번에 한가지 생각만 한다는 것. 이를 위해 열린고리를 외부에 기록함. 
  - 처리를 위해 GTD에서 제시하는 프로세스가 있음. 이 프로세스를 GTD라고 할 수 있음.

GTD는 처리방법이지 형식이 정해져 있는 시스템이 아니다. 종이 폴더와 A4 용지만으로 할 수 있고, 아웃룩 + 스마트폰으로도 할 수 있다.

GTD의 5가지 프로세스
1. 수집(Collect)
- 열린고리를 수집하는 것
  . 열린고리의 예) 카드청구서, 동창회 초청 이메일, 청첩장, 책상에 쌓여 있는 서류들 ..., 머리속을 맴도는 생각들 등
- 주의사항: 수집은 하되 처리는 하지 않는다. 단 보자마자 버려도 되겠다는 것이 있다면 버림- 이를 위해 수집함(Inbox)가 필요.
- 물리적 수집이 끝나면, 머리속에 있는 생각들을 쓸어 담는다(mind sweep). 삶의 전 영역(회사, 가족, 개인, 취미 등)에 걸쳐 점검하여 마음속에 "이거 해야하는데"하는 것이 있으면 다 적는다.
2. 처리(Process)
- inbox에 모여진 것들을 하나씩 처리.
- 2가지 지켜야 할 원칙
  . 위에서부터 한번에 하나씩
  . inbox에서 꺼낸 것은 다시 집어 넣지 않는다.
- 가장 먼저 할 질문: "이게 뭔가?", "뭔가 실행할 것이 있는가?"
- 실행할 것이 없는 아이템이 갈 수 있는 곳: 
  . 버린다.
  . 참고항목으로 모아둔다
  . 아직은 때가 아니고 incubation시켜야 할 경우 someday로 보낸다.
. 뭔가 할 것이 있는 경우, 바로 "실제적으로"해야할 일이 무엇인가 생각한다.
. 하나 이상의 행동을 필요로 한다면 프로젝트로 등록한다.
. 만일 2분 내에 처리할 수 있다면 바로 해 버린다.
. 그렇지 않다면 내가 할일인가 묻고, 아니면 다른 사람에게 넘긴다.
. 특정한 날에 해야하는 행동이면 scheduled에 아니면 next에 기록한다.
3. 정리(Organize)
- 어떤 행동들은 처리단계에서 정리가 완료된다. scheduled/someday가 그러한 경우이다.
- 보통의 경우 정리안된 항목들이 남게된다. 이를 적절히 분류하고 리마인더를 설정한다.
- 다음 행동 목록을 분류할 때의 요령은 나중에 실행하기 쉽게 하는 것이다.
- 실행단계에서 목록을 보고 "아무 생각 없이" 선택해서 수행하면 되도록 만드는 것이 목표.
- 역할(가족/일/친구 등)이 아닌 상황(@Computer/@집/@교회/@OnLine/전화 등)에 따른 분류를 한다.
4. 검토(Review)
- 주기적으로 검토한다.
- 주간검토(weekly review) by David Allen
  . 금요일 점심 식사 후
  . 처음하는 대규모 수집 이후 주마다 수행하는 소규모 수집
5. 실행(DO)
- today가 가장 우선권이 높다. 다음으로는 next
- 무엇을 할까 선택하는 기준
  . 처리할 수 있는 상황인가 ?(집에서 할일을 회사에서 할 수는 없다. 운전 중이라면 전화 정도는 가능. 그러므로 상황을 가장 먼저 봐야 함)
  . 시간은 충분한가 ? 10분 뒤에 회의가 시작된다면 그 안에 처리할 수 있는 일 밖에 못함.
  . 힘이 드나 ? 피곤해 죽겠는데 장기 계획을 수립할 수는 없다. 현재 남아 있는 기력으로 할 수 있는 일을 고른다.
  . 무엇이 가장 중요한가? 우선순위가 가장 마지막이다.


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Posted by codetemplate

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