GTD 따라잡기 #6 - 단계 3 : 정돈 (Organize)

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처리단계에서 1차 분류가 되고, 이를 더욱 세분화해서 이후 사용할 목적으로 정리 정도하는 것이 3단계인 정돈(Organize)단계의 목적입니다.

믿을만한 시스템

정돈을 하기 전에 '어디에' 정돈할 것인지를 결정해야 한다.

다음의 기준을 적용하여 결정한다.

1. 기록한 후 언제든 다시 들여다 볼 수 있어야한다.

2. 카테고리 관리가 필요하다.

3. '열린 고리'가 생기는 영역에 같이 있거나 가까운 것이 좋다.

  - 할일이 생기는 공간에서 최대한 가까운 곳이 좋다는 것.

  - 불필요한 변환 작업을 하지 않기 위해서.

  - 이메일이 일의 큰 비중을 차지하는 지금 이메일에서 바로 '해야할 일'을 만들 수 있다면 시간과 노력이 많이 줄어듬.

정돈/카테고리 관리

정돈의 대상

- '행동'

- '열린고리'를 수집하고, 추려서, '무언가 행동을 취해야 할 것' 모두를 믿을만한 시스템에 기록하고 정돈하는 것.

정돈의 목적

- 이후 해야할 행동을 기억해내기 위한 것

- 행동해야 할 때 생각할 필요를 없애기 위한 것

  . 상황에 맞게 분류 해 놓으면 행동할 때는 기계적으로 하나씩 선택해서 하면 됨.

- 3가지 부류의 카테고리

  . GTD 프로세스에서 기본적으로 생성되는 카테고리

  . GTD에서 추천하는 카테고리

  . 개인적으로 추가할 카테고리

1. 처리단계에서 만들어지는 기본 카테고리

- Someday/Maybe

  . 당장 취할 행동은 없지만, 후에 기억해 두어야 할 일이 있는 경우

  . 언젠가 하고 싶은 소망

  . 마음 속에 담겨져 있는 '언제가는 꼭'에 해당하는 것

  . 예). 2달 후의 공연티켓, 기타 배우기, 읽고 싶은 책, 보고 싶은 영화

- 프로젝트 리스트

  . 프로젝트를 기록할 카테고리가 필요.

  . 개별 행동과 프로젝트를 연결시킬 방법도 필요

- 기다림(Waiting)

  . delegate 하고 결과를 체크할 필요가 있거나, 그 일의 결과가 다른 행동을 만들어내는 경우 기다림 목록에 기록(delegate후에 잊어버려도 되는 경우도 있음).

- 달력(Calendar)

  . 어떤 해동을 특정일 and/or 특정 시간에 해야 하는 경우 달력에 기록

  . 달력에는 '꼭~' 그날 그시간에 해야하는 행동만 기록

  . '한번 해볼까?'하는 것을 다 적고, 지키지 않으면 달력에 대한 신뢰도가 떨어지게 된다.

2. '다음행동목록(Next Actions)'

- 지금까지 분류 안된 생동은 모두 Next Action

- 빨리 할수록 좋을 일들.

- GTD는 Next Action을 상황(Context)에 따라 분류할 것을 제안

- GTD에서 추천하는 카테고리

  . 전화(Call): 전화로 처리할 행동들. 대부분 시간이 잠깐 생길 때 처리하는 것이 좋다.

  . 집(@Home): 집에서 해야할 일들. 가족들과 할일 등.

  . 컴퓨터(@Computer): 컴퓨터를 가지고 해야 할 일들.

  . 온라인(@OnLine): @Computer 중 online일 때만 할 수 있는 일들.

  . 사무실(@Office): 사무실에서만 할 수 있는 일들. 회의, 면담 등

  . 심부름(Errands): 소포 보내기등 이동중에 해야할 간단한 잡일들.

  . 아젠다(Agenda): 회의나 면담시 다뤄야할 주제들을 미리 기록.

  . AGND-BOSS: 상사와 이야기할 기회가 생기면 다룰 주제

  . 읽기/검토(Read/Review): 검토해야할 서류나 읽어야할 기사들.

  . 어디든지(@Anywhere)

  . 교회(@Church)

  . 학교(@School)

상황에 따른 분류는 여러모로 잇점이 있다.

예를 들어 사무실에 도착하면 바로 사무실에서 해야할 일을 검토한다. 그리고 컴퓨터에서 해야할 일, 온라인에서 해야할 일을 본다. 모든 열린고리와 모든 행동이 다 기록되어 있다고 믿을 수 있어야한다. 이것이 '믿을만한 시스템'의 원래 의미입니다 ^^;;